Les lettres de relances
LES DIX REGLES D’OR

1 – La prévention: – Connaître précisément les coordonnées et le nom de son client (adresses postales, téléphonique, Fax, email, Portable) – Etablir des documents administratifs et commerciaux rigoureux (des conditions générales de ventes connus, un Bon de commande chiffré, un bon de livraison signé, une facturation qui mentionne la date d’échéance de paiement)

2 – Agir rapidement , en étant progressif , mais ferme dans ses propos

3 – Privilégier la relance téléphonique : rapport qualité/coût optimal, de plus cela permet d’obtenir gratuitement des informations sur la situation générale de votre client

4 – Faire intervenir le commercial auprès du client, en cas de litige (prix, qualité prestation) , ou en cas de lenteur ou de non réponses –

5 – Dans vos lettres de relance : Parler de « Factures Impayées » et non pas de « Relance 1 », « Relance 2 », « Relance 3 »

6 – Faire ce que l’on dit (par oral ou par écrit) – ex : si vous dites ou écrivez qu’une procédure par huissier sera entamée, engagez cette procédure après un délai de 8J , n’attendez pas –

7 – Envoyer un Fax ou un Email sur l’adresse générique de l’entreprise, en cas de non réponse de votre interlocuteur. – Le dirigeant réagira rapidement si il ne souhaite pas que ce problème se diffuse au seing de son organisation –

8 – N’hésitez pas à envoyer un courrier recommandé, en cas de non réponse du service comptabilité de votre client, (y compris à une très grande entreprise , car le courrier sera ainsi mis entre les mains de la direction)

9 – Pour un client injoignable, sans adresse, envoyez régulièrement un SMS ,indiquant : « impayé, contacter………… »

10-Privilégiez un accord amiable, si vos actions de recouvrement n’ont pas abouties. Sans résultat, passez rapidement aux procédures judiciaires